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Los Acuerdos de Confidencialidad en el ámbito empresarial

No son pocos los negocios que, para poder prosperar, necesitan la colaboración de socios o compañías que, con una experiencia más dilatada, contribuyen a mejorar, poner en funcionamiento o expandir proyectos empresariales o ideas de negocio que sin ellos se quedarían en meros proyectos y sin la posibilidad de llevarlos a efecto.

Sin embargo, es el temor del empresario, a perder las ideas de negocio o los proyectos, o que las mismas sean copiadas, las que le llevan a no compartir sus proyectos o aplazarlos.

De lo anterior surge la necesidad de proteger el interés empresarial expresado en los proyectos empresariales para que los mismos puedan ser llevados a la práctica, y eliminar buena parte de los riesgos que todo empresario soporta en el desarrollo de su actividad, sin necesidad de tener que esperar a que surja controversia judicial donde se tenga que probar quien es el titular legítimo de cierta idea, proyecto, negocio, etc.

La fórmula habitual en el tráfico mercantil para proteger la información es mediante la suscripción de un Acuerdo de Confidencialidad y no Divulgación, que, amparado en el principio de la autonomía de la voluntad de las partes, buena fe y lealtad, estas se comprometen a no divulgar, difundir o usar para un fin distinto, la información privada intercambiada entre las partes que quieren poner en común intereses para el desarrollo conjunto o individual de un proyecto, mediante la prestación de un servicio en el que el titular de la información confidencial tiene interés y considera necesario para el desarrollo de su negocio.

Los acuerdos de confidencialidad resultan aconsejables también para la protección de los secretos industriales antes de que los mismos se hayan materializado con los correspondientes derechos de propiedad industrial o intelectual, según corresponda.

 

¿Qué información puede protegerse mediante la suscripción de un acuerdo de confidencialidad?

La información que puede protegerse mediante la suscripción de un acuerdo de confidencialidad será toda aquella información privada que pueda ser comunicada, sin perjuicio del medio en el que esta información se comunique (e.g. escrita, oral, …) cuya finalidad sea poner en común intereses en colaborar o desarrollar un proyecto determinado o recibir la prestación de un determinado servicio, sin perjuicio del ámbito técnico de la información comunicada, ya sea científica, técnica, legal, know-how, contable, …

Lo más conveniente es incluir un detalle exhaustivo de la información que se desglosará como consecuencia del inicio de las conversaciones, sin perjuicio que el ámbito de protección no se limite solamente a la información enumerada, dejando constancia, mediante acta, de que información se entrega y su fecha de entrega.

También hay una serie de salvedades de información que no puede ser definida como confidencial y que suponen una excepción a esa obligación de sigilo. Esas salvedades son las siguientes:

  • Sea de conocimiento público o haya llegado a conocimiento público sin que suponga una infracción del acuerdo de confidencialidad,
  • Fuera conocida por la parte receptora con anterioridad a su recepción de la parte emisora,
  • Se haya entregado por terceros, con carácter no confidencial y que no tengan obligación de guardar reserva sobre esa información, o
  • Deba ser comunicada legalmente o mediante requerimiento judicial o administrativo.

 

Las Partes del Acuerdo de Confidencialidad: Acuerdos unidireccionales o bidireccionales o recíprocos

Las partes de un acuerdo de confidencialidad se definen en atención a quien entrega la información protegida, la Parte emisora, y quien recibe la información, parte receptora. Dependiendo de la posición contractual respecto de la información, serán definidas los derechos y obligaciones de las partes.

Los Acuerdos de confidencialidad pueden ser:

  • Unidireccional o unilateral donde la posición de las partes es estática y el flujo de la información confidencial va en una única dirección, la parte emisora solo emite información protegida y la parte receptora solo recibe información confidencial, o
  • Bidireccional o recíproco manteniendo las partes una posición dinámica en cuanto que, ambas, son emisoras y receptoras, recíprocamente de información confidencial.

 

La limitación de acceso a la información confidencial

Un aspecto relevante que se ha de considerar siempre es definir correctamente que grupo de personas puede tener acceso a la información confidencial.

No todos los profesionales o empleados que forman parte de una empresa han de acceder a la información confidencial, siendo esencial detallar quienes accederán, que información de la entregada será necesaria que evalúen y el uso que de la misma podrán hacer, siendo aconsejable que ese grupo de personas deba suscribir un documento donde se declare conocer las obligaciones derivadas de la suscripción del acuerdo de confidencialidad o incluso suscribir un acuerdo de confidencialidad específico de la relación laboral.

Igualmente, las partes pueden compelirse recíprocamente a implementar medidas adicionales y extraordinarias seguridad en el flujo de la comunicación de la información a efectos de evitar toda filtración de información a todas aquellas personas no incluidas en el grupo a los que se les permitirá el acceso y para garantizar el tratamiento correcto, seguro y confidencial de la información que se entrega.

 

Regulación de las consecuencias de la infracción: Penalización

No resulta aconsejable dejar sin regular las consecuencias de la infracción del acuerdo, pues ahí es donde las partes tendrán oportunidad de fijar el valor que otorgan a la información que desglosan y los daños y perjuicios que una filtración puede causarles, debiendo guardar proporcionalidad con el potencial perjuicio que puede causarse.

 

Duración de la obligación de confidencialidad

Es habitual fijar una duración que se extiende más allá de la duración de la relación empresarial que desarrollen las partes, fijando un número de años o incluso fijar una duración indefinida de la confidencialidad de la información, en atención al valor que se le otorgue y dependiendo del tipo de información confidencial.

Sin embargo, esa duración de la confidencialidad tendrá la limitación que la información se hubiera hecho pública lícitamente.